Wann solltest du mit der Planung anfangen?
Etwa zwölf Wochen vor dem Termin. Die Freitage und Samstage im Dezember sind die gefragtesten Termine des Jahres, für Locations genauso wie für Technik und Crew. Wer erst im November anfragt, nimmt, was übrig ist. Mit Vorlauf hast du die Wahl bei Ort, Programm und Ablauf.
Der Zeitplan rückwärts ab deinem Termin
12 Wochen vorher
- Termin und Rahmen mit der Geschäftsführung klären: Datum, Uhrzeit, wer ist eingeladen, gibt es Partnerinnen und Partner dazu
- Budget festlegen
- Grobe Gästezahl schätzen
8 Wochen vorher
- Location buchen: Kantine, Firmenhalle oder Eventlocation
- Technik und Crew anfragen, am besten zusammen mit dem Ablauf
- Catering anfragen
4 Wochen vorher
- Einladung verschicken, Zusagen einsammeln
- Ablauf des Abends festlegen: Begrüßung, Rede, Essen, Programm, Musik
- Location-Check vor Ort: Strom, Zufahrt, Platz für Bühne und Technik
2 Wochen vorher
- Gästezahl final an Location, Catering und Technik melden
- Präsentationen, Videos und Musikwünsche sammeln
- Ansprechpartner für den Abend festlegen
Am Tag davor
- Aufbauzeit mit Location und Technik bestätigen
- Rede und Präsentation einmal mit Mikrofon und Bildschirm durchgehen
Budget und Gästezahl festlegen
Budget und Gästezahl hängen zusammen: Die Zahl der Gäste bestimmt die Größe der Location, die Menge an Essen und auch die Technik. Lege deshalb zuerst fest, wer eingeladen ist, und plane einen kleinen Puffer für späte Zusagen ein. Frag bei Angeboten immer nach, was enthalten ist: Lieferung, Aufbau, Abbau und Betreuung am Abend machen oft den Unterschied.
Der Ort: Kantine, Firmenhalle oder Location
In der eigenen Kantine oder Halle sparst du Miete und alle kennen den Weg. Dafür brauchst du meist mehr Technik und etwas Deko, damit der Raum nach Feier aussieht und nicht nach Arbeitstag. Eine Eventlocation bringt Atmosphäre mit, ist aber im Dezember früh vergeben.
Egal, wofür du dich entscheidest: Lass den Ort vorher anschauen. Wir machen bei jeder Firmenfeier einen Location-Check vor Ort und planen die Technik danach.
Welche Technik braucht eure Weihnachtsfeier?
Für fast jede Weihnachtsfeier gilt: Es gibt eine Rede, es gibt Musik, und der Raum soll abends gut aussehen. Daraus ergibt sich die Grundausstattung.
| Gäste | Was du typischerweise brauchst |
|---|---|
| bis ca. 50 | Kompakte Anlage für Musik, ein Mikrofon für die Begrüßung, etwas Licht |
| ca. 80 bis 100 | Anlage mit mehr Leistung, Funkmikrofon, Licht für Raum und Tanzfläche |
| ab ca. 150 | Bühne oder Podest, Beschallung für den ganzen Saal, Lichtkonzept, LED-Wand oder Leinwand für Präsentationen |
Für kleinere Feiern gibt es bei GI Sound feste Technikpakete S bis XXL mit Lieferung und Aufbau. Paket S ist für bis zu etwa 50 Personen gedacht, Paket M für etwa 80 bis 100. Soll der Jahresrückblick auf eine große Fläche, ist eine LED-Wand die bessere Wahl als ein Beamer, weil sie auch in hellen Räumen gut lesbar bleibt.
Der Ablauf des Abends mit Technikplan
Ein einfacher Ablauf, der sich bewährt hat:
- Ankommen: ruhige Musik im Hintergrund, warmes Licht
- Begrüßung und Rede: Mikrofon, auf Wunsch Präsentation auf Leinwand oder LED-Wand
- Essen: Musik leiser, Licht gedimmt
- Programm: Ehrungen, Rückblick, Spiele oder Showact
- Party: Musik lauter, Licht für die Tanzfläche, auf Wunsch mit DJ
Schreib den Ablauf mit Uhrzeiten auf und gib ihn allen Beteiligten. Dann weiß die Technik, wann das Mikrofon an sein muss, und du musst am Abend nichts mehr erklären.
Checkliste zum Abhaken
| Erledigt | Aufgabe | Wann |
|---|---|---|
| ☐ | Termin, Rahmen und Budget mit der Geschäftsführung klären | 12 Wochen vorher |
| ☐ | Gästezahl schätzen | 12 Wochen vorher |
| ☐ | Location buchen | 8 Wochen vorher |
| ☐ | Technik und Crew anfragen | 8 Wochen vorher |
| ☐ | Catering anfragen | 8 Wochen vorher |
| ☐ | Einladung verschicken | 4 Wochen vorher |
| ☐ | Ablauf des Abends festlegen | 4 Wochen vorher |
| ☐ | Location-Check vor Ort | 4 Wochen vorher |
| ☐ | Gästezahl final melden | 2 Wochen vorher |
| ☐ | Präsentationen und Musikwünsche sammeln | 2 Wochen vorher |
| ☐ | Aufbauzeit bestätigen, Rede mit Technik proben | Tag davor |
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